Privacyverklaring

1. Uw privacy is belangrijk

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een wettellijke, correcte en transparante manier verwerken. Argeüs stelt alles in het werk om de privacy van de  gebruikers en de ingevoerde data in haar producten te beschermen. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Argeüs verzamelt en verwerkt van u als natuurlijk persoon:

  • in interacties met u als gebruiker van de softwareproducten en als klant;
  • in interacties met u als gebruiker van de softwareproducten en als toekomstige klant;
  • in interacties met de persoonsgegevens van uw cliënt die u als gebruiker verwerkt in de producten van Argeüs in uw hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke;
  • in interacties met u als cliënt (adviesklant van de professionele adviseur) wiens persoonsgegevens verwerkt werden in de producten van Argeüs door de professionele adviseur die u advies verleent;
  • in interacties met u als medewerker of voormalig medewerker;
  • in interacties met andere betrokkene zoals contactactpersoon in een bedrijf etc.

In welke hoedanigheid dan ook, blijven uw rechten dezelfde en gaat Argeüs even zorgzaam om met deze gegevens.

In deze verklaring duiden wij graag ook op de rol die Argeüs ten aanzien van u als natuurlijk persoon kan hebben. Deze rol is gebaseerd op het soort relatie dat Argeüs met u als natuurlijk persoon heeft.

  • Argeüs heeft een relatie “verantwoordelijke voor de verwerking” met u als natuurlijke persoon

Voor wat betreft uw persoonsgegevens indien u een gebruiker of contactpersoon van een klant, potentiële klant of leverancier bent,  indien u een arbeidsrelatie heeft met Argeüs, indien u een freelance consultant bent, etc. Wij bepalen in deze relatie met u zelf het doel voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. In deze relatie kan u zich rechtstreeks tot ons wenden voor de uitoefening van uw rechten.

  • Argeüs heeft een relatieverwerker” met u als natuurlijke persoon

Argeüs heeft een relatie als verwerker met de gebruiker van de software  (professionele adviseur) wanneer de persoonsgegevens van u als natuurlijk persoon door hem ingevoerd en verwerkt worden in de software van Argeüs. De professionele adviseur gebruikt de software voor het uitvoeren van berekeningen en genereren van rapporten ter ondersteuning van zijn dienstverlening . De professionele adviseur bepaalt het doel voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens, waardoor hij in deze relatie t.o.v. u als natuurlijk persoon (cliënt van de adviseur) verantwoordelijke voor de verwerking is,  waardoor u zich dient te richten tot deze persoon (adviseur) of de onderneming die hij vertegenwoordigt om uw rechten uit te oefenen. We leggen in deze verklaring ook uit hoe wij in deze situatie omgaan met uw persoonsgegevens en zowel u als de professionele adviseur ondersteunen bij de uitoefening van uw rechten.

In deze verklaring kan u ook meer informatie vinden over uw privacy rechten en hoe u deze kan uitoefenen. Argeüs kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie kan u altijd vinden op www.argeus.be/nl/privacyverklaring. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging van de privacy verklaring informeert Argeüs u via de website of andere communicatiekanalen (zoals kennisgevingen via e-mail, applicaties etc). We bewaren ook eerdere versies van deze privacyverklaring in een archief dat kan geraadpleegd worden.

Voor meer algemene informatie over de privacywetgeving in België kan u terecht op www.privacycommission.be , de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

2. Wie is Argeüs en wat is het doel van haar softwareproducten

Argeüs is een softwareontwikkelaar die actief is en gevestigd is in België, Gestelstraat 15 3560 Lummen. Argeüs ontwikkelt softwareproducten voor professionele adviesverleners die onder meer via een cloudoplossing aangeboden worden. De software ondersteunt de adviesverlening van de professionele adviseur op vlak van het berekenen, simuleren en genereren van rapporten om zo de kwaliteit en efficiëntie in hun adviesverlening te ondersteunen.

Deze softwareproducten zoals de Succession Software en Financial Planning Software worden door professionele dienstverleners (ondernemingen) gebruikt zodat zij hun cliënten diensten kunnen aanbieden zoals

  • het berekenen van erfrechtbelastingen,
  • het simuleren van optimalisaties en scenario’s inzake erfbelasting,
  • het voorbereiden/opmaken/indienen van aangiftes van nalatenschappen,
  • het in kaart brengen, berekenen, simuleren en opmaken van dossiers inzake persoonlijke financiële planning.
  • of afgeleide diensten waar de professionele adviseur zelf de doeleinden van bepaald heeft en deze software hiervoor gebruikt.

 

3. Uw recht op privacy

Als uw gegevens verwerkt worden, heeft u heel wat rechten. Wanneer Argeüs voor een verwerking om toestemming vraagt, dan kan u zelf deze toestemming nadien ook intrekken indien u dit zou wensen.

3.1. U kan uw gegevens inkijken

Wenst u inzage in de gegevens die Argeüs over u verwerkt, dan mag u ons dit laten weten.

U kan sommige gegevens zelf rechtstreeks inkijken via de applicatie die toegankelijk is voor gebruikers.

Indien u uw recht van inzage uitoefent, dan zal Argeüs u een zo volledig mogelijk overzicht geven van uw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke backupbestanden, log-, historiekbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn niet onmiddellijk beschikbaar. Deze kunnen daarom ook niet aangeleverd worden bij het uitoefenen van dit recht. Deze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens de standaard opkuisprocessen.

Indien uw persoonsgegevens door uw professionele adviseur in de software verwerkt werden, dan vragen wij u om contact op te nemen met de uw adviseur. Argeüs is namelijk niet bevoegd om deze informatie te bekijken, verwerken of aan te leveren aan u gezien het contract tussen Argeüs en uw professionele adviseur (klant van Argeüs).

Argeüs zal met uw professionele adviseur samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u uw persoonsgegevens inkijken en dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.2. U kan uw gegevens laten verbeteren

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die Argeüs over u heeft niet (meer) correct zijn.

U kan dit altijd zelf verbeteren via het gebruikersbeheer van de applicatie of u kan ons vragen om deze gegevens te verbeteren of te vervolledigen.

Indien uw persoonsgegevens door uw professionele adviseur in de software verwerkt werden, dan dient u zich te richten tot uw professionele adviseur voor de uitoefening van dit recht. Hij kan uw gegevens in de software verbeteren. Argeüs zal met uw professionele adviseur samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u uw persoonsgegevens laten verbeteren en dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.3. U kan uw gegevens laten verwijderen

U kan vragen om uw gegevens te laten verwijderen. Dit is zeker mogelijk wanneer u vermoedt dat Argeüs bepaalde gegevens onrechtmatig verwerkt. Indien u als klant/gebruiker uw persoonsgegevens volledig wenst te laten verwijderen heeft dit een impact op het contract, toegang tot de software en service.

Indien uw persoonsgegevens door uw professionele adviseur verwerkt werden in de software, dan dient u contact op te nemen met uw professionele adviseur voor de uitoefening van dit recht.

Hij kan uw persoonsgegevens pseudonimiseren of volledig verwijderen uit de software. Argeüs zal met uw professionele adviseur samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

Indien u een andere betrokkene bent, kan u dit recht uitoefenen zoals omschreven in 3.7.

3.4. U kan u verzetten tegen bepaald gebruik van uw gegevens

Indien u het niet eens bent met de manier waarop Argeüs bepaalde gegevens verwerkt op basis van zijn Gerechtvaardigd belang (zie 4.3), dan kan u zich daartegen verzetten. Wij zullen dat inwilligen tenzij er dwingende gronden zijn om dit niet te doen.

Indien uw persoonsgegevens door uw professionele adviseur verwerkt werden in de software en u zich wenst te verzetten tegen een bepaald gebruik van uw gegevens, dan dient u zich te richten tot uw adviseur voor de uitvoering van dit recht. Hij kan in sommige gevallen (afhankelijk van de applicatie die gebruikt diende te worden voor de adviesverlening) de ingave van persoonsgegevens beperken of vermijden in de software. We wensen u echter op voorhand te melden dat dit consequenties en beperkingen inzake kwaliteit, rapportage en persoonlijk advies kan hebben. Argeüs zal met uw professionele adviseur samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

3.5. U kan u verzetten tegen automatische verwerking van uw gegevens

Argeüs doet geen automatische verwerking van uw persoonsgegevens die leiden tot geautomatiseerde beslissingen zonder menselijke tussenkomst.

3.6. U kan vragen om uw gegevens over te dragen aan een derde partij

U heeft het recht om te vragen om de persoonsgegevens die u verstrekt heeft over te dragen. Dit kan aan u of aan een derde partij overgedragen worden.

Indien uw persoonsgegevens door uw professionele adviseur in de software verwerkt werden, dan dient u contact op te nemen met uw professionele adviseur voor de uitvoering van dit recht. Argeüs zal met uw professionele adviseur samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

3.7. Het uitoefenen van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen. Wees altijd zo specifiek mogelijk bij het uitoefenen van uw rechten, dan kan Argeüs uw vraag concreet en correct behandelen. Aangezien we zo goed als mogelijk uw identiteit dienen te verifiëren, vragen we om een kopie van uw identiteitskaart bij te voegen evenals de contactgegevens voor het beantwoorden van uw aanvraag. Dit doen we om te vermijden dan iemand anders uw rechten tracht uit te oefenen. U kan uw rechten uitoefenen via de onderstaande link www.argeus.be/nl/contactprivacyoffice. Heeft u vragen of opmerkingen dan kan u het Privacy Office contacteren via de onderstaande link www.argeus.be/nl/contactprivacyoffice, per mail via privacyoffice@argeus.be, per post naar Gestelstraat 15, 3560 Lummen.

Indien u uw rechten dient uit te oefenen via uw professionele adviseur omdat Argeüs niet bevoegd is, dan zal Argeüs met uw professionele adviseur samenwerken om uw rechten op de meest complete wijze te eerbiedigen.

 

4. Waarom verwerkt Argeüs persoonsgegevens

4.1. Argeüs moet haar wettelijke verplichtingen naleven (Wettelijke verplichting)

Argeüs moet haar boekhoudkundige verwerking correct en conform de wet- en regelgeving kunnen uitvoeren.

Argeüs moet de op haar van toepassing zijnde regelgeving naleven in de meest brede zin.

Argeüs moet correct kunnen reageren als u uw rechten onder de privacywetgeving uitoefent en is verplicht om vragen van de autoriteit Gegevensbescherming te beantwoorden bij bijvoorbeeld klachten of audits.

4.2. Argeüs moet haar contractuele verplichtingen correct kunnen naleven (Contractuele verplichting)

Argeüs heeft een contractuele relatie met de professionele adviseur (klant van Argeüs) en moet haar contractuele verplichtingen correct kunnen naleven.

4.3. Argeüs moet als bedrijf kunnen functioneren (Gerechtvaardigd belang)

Naast de reeds opgesomde doeleinden, heeft Argeüs als commerciële onderneming nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij waakt Argeüs erover dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de belangen van Argeüs en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.

Indien u toch bezwaren zou hebben tegen die verwerkingen kan u uw recht van verzet uitoefenen.

We verwerken mogelijk uw persoonlijke gegevens voor onze Gerechtvaardigde belangen (legitieme belangen), mits het verwerken ervan niet in strijd is met uw rechten. Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt zoals om:

  • U, Argeüs of anderen tegen bedreigingen te beschermen (zoals beveiligingsproblemen of fraude);
  • Prospecten te contacteren en vragen van hen goed te kunnen beantwoorden;
  • De onderneming Argeüs te besturen, beheren en controleren;
  • De onderneming Argeüs te ondersteunen in het vaststellen, uitoefenen, verdedigen en vrijwaren van haar rechten bij bijvoorbeeld geschillen;
  • De onderneming te verbeteren op vlak van processen, kwaliteitsbeheer, klantenservice,…;
  • Klantenrelaties beter te begrijpen en te verbeteren;
  • Het aanwervingsproces te ondersteunen, medewerkers te evalueren,…;
  • Testen uit te voeren inclusief de acceptatietesten vooraleer de applicatie in productie wordt gebracht;
  • Soms specifieke meldingen van gebruikers of problemen in de applicatie op te lossen;
  • Pilootgroepen (testgroepen) te organiseren om nieuwe applicaties of ontwikkelingen te testen en te evalueren.

4.4. Andere specifieke doeleinden (Toestemming)

Eventuele andere specifieke doeleinden waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd zal worden.

 

5. Argeüs verwerkt verschillende soorten gegevens afhankelijk van het doel

Argeüs verwerkt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze doeleinden worden in dit onderdeel toegelicht.

5.1. Informatie om u te identificeren, contacteren, toegang te geven

Om u te identificeren: naam, geslacht, geboortedatum, klantnummer, adres, identiteitskaart.

Om u veilig te contacteren: telefoonnummer, e-mail, taal.

Om u veilig toegang te verlenen: gebruikersnaam, gebruikersgegevens, mac-adres, IP’s, unieke identificatiegegevens…

5.2. Informatie om service aan u te verlenen

In het kader van het gebruik van de applicatie, servicedesktickets, logging problemen/klachten/aanvragen, behandelen van uw feedback, registratie contactoverzicht, registratie uit te voeren taken voor serviceaanvragen…

5.3. Informatie om contracten af te sluiten, te beheren en te respecteren

Zoals arbeidscontracten, contracten freelance medewerkers, consultants, contracten met klanten, facturatiebeheer, klantbeheer…

5.4. Informatie om de toepasselijke wet en regelgeving na te leven

Facturatie, boekhoudkundige informatie, uitoefening van rechten van betrokkenen,….

5.5. Informatie voor het onderhoud, de optimalisatie en continue verbetering van de producten en beveiliging

Zoals het behandelen van feedback van gebruikers, meldingen, suggesties, statistieken…

5.6. Informatie voor de werking van de softwareproducten van Argeüs

De softwareproducten worden door professionele adviseurs gebruikt ter ondersteuning van de dienstverlening aan hun cliënten voor 

  • het berekenen van erfrechtbelastingen,
  • het simuleren van optimalisaties en scenario’s inzake erfbelasting,
  • het voorbereiden/opmaken/indienen van aangiftes van nalatenschappen,
  • het in kaart brengen, berekenen, simuleren en opmaken van dossiers inzake persoonlijke financiële planning.

De professionele adviseur beslist autonoom welke software hij gebruikt en welke persoonsgegevens hij van u al dan niet verwerkt in het kader van zijn dienstverlening. Argeüs doet dus de verwerkingen in opdracht van uw professionele adviseurs en in de overeenkomst tussen beide partijen is bepaald dat Argeüs geen persoonsgegevens van u zal verwerken zonder uitdrukkelijke instructies.

U kan hieronder een omschrijving vinden van uw persoonsgegevens die door uw professionele adviseur ingevoerd en verwerkt kunnen worden in de software.  De professionele adviseur kan in sommige gevallen er ook voor opteren om het softwareproduct op geanonimiseerde of gepseudonimiseerde wijze te gebruiken. Dit dient u te bespreken met uw professionele adviseur indien u wenst dat er op dergelijke wijze omgegaan wordt met de verwerking van uw persoonsgegevens in de software.

Persoonsgegevens die door de gebruiker (verwerkingsverantwoordelijke) ingevoerd kunnen worden afhankelijk van de gebruikte software:

  • Persoonlijke identificatiegegevens:

gegevens zoals uw voor- en familienaam, e-mailadres, adres en soortgelijke informatie waarmee men u kan identificeren en men een dossier over u kan bijhouden of terugvinden.

  • Demografische gegevens:

gegevens over uw leeftijd, geslacht, geboortedatum en nationaliteit.

  • Burgerlijke staat:

gegevens over uw huwelijk of een andere samenlevingsvorm, huwelijkscontract en het toepasselijke huwelijksstelsel.

  • Financiële gegevens :

gegevens over financiële middelen waaronder roerende en onroerende goederen, eigendommen en andere bezittingen. Gegevens over uitgaven, schulden, hypotheken en kredieten en gegevens over verzekeringen, pensioenplannen en erfrechten.

  • Gegevens over de overige familieleden en de samenstelling van het gezin:

zoals hun naam, leeftijd, geboortedatum, relatie tot de overledene, hun maritale geschiedenis en burgerlijke staat.

  • Woningkenmerken:

waarde van de woning, ligging, aard (huur/aankoop), gegevens uit het kadaster (indien noodzakelijk)

  • Rijkregisternummer:

in welbepaalde gevallen kan ook het rijkregisternummer ingevoerd worden.

 

6.Gegevens die we delen

Argeüs verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens waarover zij beschikt aan derden voor hun eigen gebruik.

Argeüs wisselt ook geen gegevens uit aan derden tenzij u hiervoor zelf kiest en uitdrukkelijk toestemming zou geven.

Wij delen de persoonsgegevens die wij ontvangen dus niet met anderen, tenzij u ons daarvoor de toestemming zou geven, uw recht op overdracht aan een derde zou uitoefenen of een wettelijke bepaling, dwingende wet – of regelgeving, gerechtelijk bevel ons daartoe zou verplichten. Ook indien het zou gaan over gevoelige categorieën van persoonsgegevens, zullen wij in geen geval deze gegevens delen zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Indien derde partijen ons hierom vragen, worden deze aangeraden om de gegevens bij de betrokkenen zelf en rechtstreeks op te vragen.

 

7. Hoe wij omgaan met beveiliging en vertrouwelijkheid

We werken hard om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn.

In onze overeenkomsten maken we ook duidelijke afspraken hoe Argeüs de veiligheid van uw informatie bewerkstelligt. In het bijzonder geldt het volgende:

  • Datacenter is ISO27001 gecertifieerd.
  • Cloudprovider is ISO27001 gecertifieerd.
  • De databases zijn geëncrypteerd.
  • Verbindingen worden beveiligd met SSL-encryptie certificaten.
  • We maken gebruik van security patchings op de bestuurssystemen.
  • Onze servers en websites worden beveiligd met performante firewall-technologie.
  • We evalueren onze handelswijzen met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

Op bepaalde aspecten van de technische gegevensverwerking heeft Argeüs geen of onvoldoende invloed en kan het geen totale veiligheid garanderen. Als bijvoorbeeld een hacker erin slaagt uw identificatiegegevens te bemachtigen door een illegale software op uw computer te installeren.

Enkel personen, die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen. We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Argeüs en contractanten zoals consultants en freelance medewerkers die in contact (kunnen) komen met deze gegevens. De personen die in contact kunnen komen met uw gegevens of toegang hebben tot uw gegevens zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen. Zij zijn ook gebonden aan beroepsdiscretie en moeten alle technisch voorschriften naleven om de vertrouwelijkheid te verzekeren en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.

Voor de verwerking van persoonsgegevens doet Argeüs beroep op een beperkt aantal verschillende verwerkers zoals Amazon Web Services (AWS), Microsoft, Arxus nv, ICT-consultants. Argeüs kan ook rechtstreeks beroep doen op verwerkers zoals advocaten, accountant, revisor, auditor, ICT (beveiliging) dienstverleners zoals Nynox nv, en andere consultants. Argeüs waakt erover dat de verwerkers alleen over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om hun opdrachten te kunnen uitvoeren. Ze hebben zich ook t.o.v. Argeüs verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten.

 

8. Hoelang wij uw gegevens bewaren

Argeüs bewaart uw gegevens niet eeuwig. Argeüs gebruikt uw persoonsgegevens als zij daarvoor een duidelijk doel heeft. Wanneer Argeüs geen doel meer heeft, worden de gegevens verwijderd. Het uitgangspunt voor het bijhouden van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn (vaak is dat tot 7 jaar na het einde van het contract). De persoonsgegevens van contactpersonen bij mogelijke nieuwe klanten gebruikt Argeüs gedurende 3 jaar tenzij er in de tussentijd een contact was met de prospect. In dat geval gaat een nieuwe termijn van 3 jaar van start. De prospect kan wel steeds vragen om zijn persoonsgegevens te verwijderen of andere rechten uit te oefenen.

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens die door de professionele adviseur werden ingegeven worden door hem bepaald. Voor meer informatie hierover dient u zich te richten tot uw professionele adviseur.

 

9. Toegang krijgen tot uw gegevens en uw overige rechten

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens over u worden verzameld en waarom.

Bovendien kan u verzoeken om inzage te nemen in uw gegevens en te vragen dat bepaalde gegeven over u niet langer worden bijgehouden of verwijderd worden.

Er zijn ook situaties waarin u zich kan verzetten tegen het verdere gebruik of bijhouden van uw gegevens. In elk geval kan u zich verzetten tegen het gebruik van gegevens voor direct marketing of voor het opmaken van een profiel op basis waarvan men kenmerken van u zou kunnen ontdekken en gebruiken. U kan uw rechten uitoefenen via de onderstaande link www.argeus.be/nl/contactprivacyoffice. Heeft u vragen of opmerkingen dan kan u het Privacy Office contacteren via de onderstaande link www.argeus.be/nl/contactprivacyoffice, per mail via privacyoffice@argeus.be, per post Gestelstraat 15, 3560 Lummen.

 

10. Wijzigingen

Argeüs kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie kan u altijd vinden op www.argeus.be/nl/privacyverklaring. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert Argeüs u via de website of andere communicatiekanalen (zoals applicaties, kennisgevingen via e-mail over de wijzigingen van de Privacyverklaring). We bewaren ook eerdere versies van deze privacyverklaring in een archief dat kan geraadpleegd worden.

Voor meer algemene informatie over de privacywetgeving in België kan u terecht op www.privacycommission.be , de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.