Algemene voorwaarden Argeüs Cloud Software

  1. Toepasselijkheid

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, prijsopgaven gedaan en overeenkomsten gesloten tussen ARGEÜS CVBA, met maatschappelijke zetel te 3560 Lummen, Gestelstraat 15, BTW BE 0842.680.570 RPR Antwerpen Afdeling Hasselt (hierna “Leverancier” genoemd) en de klant (hierna “Klant” genoemd) met betrekking tot de levering en de licentie van een bepaalde cloud software applicatie (hierna “Software” genoemd), zoals beschreven in de specifieke voorwaarden op het offertedocument.

1.2. Door het ondertekenen van een offerte, ontstaat er een licentieovereenkomst tussen Leverancier en Klant, geregeld door de specifieke voorwaarden vermeld in de offerte en onderhavige algemene voorwaarden. Geen andere algemene voorwaarden zijn van toepassing, zelfs niet bij gebreke van uitdrukkelijke afwijzing door de Leverancier.

  1. Licentie

2.1. Aan de Klant wordt op de Software een tijdelijke, niet-exclusieve en niet-­overdraagbare licentie (hierna “Licentie”) toegekend. Deze Licentie houdt het recht in om de Software vermeld in de specifieke voorwaarden, samen met de bijhorende documentatie, te gebruiken voor de behoeften van de onderneming van de Klant. De Leverancier behoudt alle rechten die niet uitdrukkelijk aan de Klant door de Licentie zijn verleend.

  1. Beperkingen aan het gebruiksrecht

De Klant zal de Software enkel aanwenden voor intern gebruik binnen zijn onderneming en zal de Software op geen enkele wijze, rechtstreeks of onrechtstreeks, tegen vergoeding of gratis, ter beschikking stellen van derden. Enkel het gebruik vermeld in de specifieke voorwaarden is toegelaten.

Indien de Software volgens de specifieke voorwaarden wordt toegekend aan een bepaald aantal Gebruikers, betekent Gebruiker: elke persoon die binnen de onderneming van de Klant (als zelfstandige, werknemer, stagiair, interim, of op enige andere manier zowel op permanente, tijdelijke, vol- of deeltijdse basis) werkzaam is, en uitdrukkelijk als Gebruiker werd aangewezen. Er is sprake van wangebruik wanneer de Licentie door meer dan het eventueel in de specifieke voorwaarden vermelde aantal Gebruikers gebruikt wordt. Wanneer de Leverancier een vermoeden heeft van wangebruik, bijvoorbeeld door het vaststellen van een buitensporig aantal aangemaakte dossiers, rekening houdende met de activiteit van de Klant, behoudt de Leverancier het recht om de Licentie te schorsen. Het is de Leverancier toegestaan om dit te controleren, bijvoorbeeld door het registreren van het aantal IP adressen waarmee ingelogd wordt. De Klant staat in voor het opleggen van onderhavige voorwaarden aan en de naleving ervan door elke Gebruiker.

  1. Duur en Beëindiging van de Licentie

3.1. De Licentie die de Leverancier op de Software verleent, is beperkt in de tijd en is geldig tot de beëindiging ervan. De Licentie vangt aan op het ogenblik van de aanvaarding door Leverancier van de door Klant getekende offerte met betrekking tot de bestelling van de Software.

3.2. Behoudens andersluidende bepaling in de specifieke voorwaarden, wordt de Licentie verleend voor een periode van 12 maanden.

3.3. Behoudens schriftelijke opzegging tenminste 3 maanden voor het einde van een lopende periode, wordt de Licentie automatisch verlengd voor opeenvolgende periodes van 12 maanden.

3.4. De Leverancier heeft het recht de Licentie eenzijdig te beëindigen per aangetekend schrijven, zonder ingebrekestelling en zonder enige opzeggingstermijn, zonder dat de Leverancier tot enige schadevergoeding kan gehouden worden indien de Klant het voorwerp uitmaakt van een procedure van ontbinding, faillissement, vereffening, gerechtelijk akkoord, stopzetting van betalingen of protest of indien hij insolvabel wordt of het geheel of een substantieel gedeelte van zijn activa overdraagt.

  1. Licentievergoeding

4.1. De licentievergoeding wordt bepaald in de specifieke voorwaarden. Alle opgegeven vergoedingen zijn exclusief BTW.

4.2. Behoudens andersluidende bepaling in de specifieke voorwaarden, blijft de licentievergoeding ongewijzigd tijdens de eerste contractperiode. Bij iedere verlenging van de contractduur, is de Leverancier vrij om prijswijzigingen door te voeren. De Leverancier is verplicht eventuele prijswijzigingen, andere dan een indexatie aan de Agoria Index, tijdig te communiceren aan de Klant, teneinde een tijdige opzeg door de Klant te kunnen garanderen.

4.3. Indien er tijdens een lopende contractperiode nieuwe functionaliteiten aan de Software worden toegevoegd, behoudt de Leverancier het recht hiervoor supplementen aan te rekenen. Indien de Klant geen gebruik wenst te maken van deze nieuwe functionaliteiten, garandeert de Leverancier de lopende contractperiode aan de alsdan geldende prijszetting, zonder toepassing van deze nieuwe functionaliteiten.

4.4. De overeengekomen licentievergoeding zal vanaf de tweede verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst, jaarlijks worden geïndexeerd op basis van de Agoria Index, meer bepaald volgens de hierna vermelde formule, en met een minimum van 3%:

V = Vo (0.2 + 0.8 S/So)

Waarbij:

V = de nieuwe licentievergoeding;

Vo = de oude licentievergoeding;

S = de Belgische Agoria-index voor lonen (landsgemiddelde) op de eerste van de kalendermaand voorafgaand aan de prijsindexatie;

So = de Belgische Agoria-index voor lonen (landsgemiddelde) van de kalendermaand van de inwerkingtreding van de overeenkomst.

  1. Facturatie en betaling

5.1. Zoals verder bepaald in de specifieke voorwaarden, wordt de licentievergoeding als volgt gefactureerd:

- jaarlijkse licentievergoedingen worden op voorhand gefactureerd op basis van het aanvaarde offertedocument. Er vindt geen creditering of terugbetaling plaats voor vooraf betaalde jaarlicenties die niet worden benut. 

- “Click fee” vergoedingen worden periodiek afgerekend en gefactureerd zoals bepaald in de specifieke voorwaarden.

5.2. Behoudens afwijkende bepaling in de specifieke voorwaarden, dient elke factuur betaald te worden binnen de 30 kalenderdagen vanaf de factuurdatum. Klachten over facturen moeten binnen de 7 kalenderdagen na factuurdatum worden meegedeeld aan de Leverancier per aangetekend schrijven.

5.3. In geval van niet betaling op de vervaldag zal het verschuldigde bedrag van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd worden op grond van de intrestvoet bepaald in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties vanaf de vervaldag. Daarenboven zal het verschuldigde bedrag met 15% worden verhoogd, met een minimum van 150 euro.

5.4. In geval van niet-betaling van vervallen facturen, heeft de Leverancier bovendien het recht ofwel de toegang tot de Software op te schorten tot de gehele betaling is uitgevoerd, ofwel de Licentie van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling te verbreken per aangetekend schrijven.

  1. Levering

6.1. De levering van de Software gebeurt op het ogenblik dat de Leverancier aan de Klant de login-code met gebruikersnaam en wachtwoord bezorgt. De Klant stelt zichzelf in regel met de systeemvereisten om de programmatuur correct te kunnen uitvoeren, zoals vooropgesteld door de Leverancier. Deze zijn op eenvoudig verzoek opvraagbaar bij de Leverancier. Deze systeemvereisten zijn onderhevig aan wijzigingen.

6.2. Documentatie en handleiding

De Leverancier levert samen met de levering van de login-code de volgende documentatie:

  • technische beschrijving van de mogelijkheden van de betreffende Software;
  • korte handleiding.

6.3. Aanvaarding

De Klant heeft de mogelijkheid voorafgaand een testperiode (trial) aan te vragen. Deze is geheel vrijblijvend. Deze testperiode omvat het ingeven van minimum één test-dossier binnen een bepaalde termijn zoals bepaald in de specifieke voorwaarden, na ontvangst van de trial-account log in. Tijdens deze testperiode gelden onderhavige algemene voorwaarden.

Enig gebrek of schade aan de Software, dient binnen de 7 kalenderdagen na de levering (ontvangst van de definitieve login-code, na de eventuele testperiode) schriftelijk aan de Leverancier te worden gemeld. Bij gebreke aan voormelde kennisgeving, wordt de Klant geacht de Software formeel en definitief aanvaard te hebben. Door deze definitieve aanvaarding, erkent de Klant de Software in perfecte staat te hebben ontvangen en stelt de Klant dat er geen tekortkomingen in de Software aanwezig zijn, en dat de mogelijkheden (nauwkeurigheid, foutmarge, functionaliteiten …) van de Software toereikend zijn voor het gebruik dat de Klant beoogt. In geen geval kan de Klant zich, na de aanvaarding, beroepen op enig gebrek om een deel of geheel van de licentievergoeding terug te vorderen of weigeren te betalen.

6.4. Opleiding en gebruikersondersteuning

De Leverancier voorziet één Webinar opleiding om de Klant te begeleiden bij het gebruik van de betreffende Software. De Leverancier kan bijkomende opleidingen voorzien voor de Klant tegen een extra vergoeding.

  1. Garantie en Aansprakelijkheid

7.1. De Leverancier garandeert de goede werking van de Software in overeen­stemming met de in de specifieke voorwaarden vermelde specificaties en functionaliteiten, op voorwaarde dat de Klant de bepalingen van artikel 7.3. respecteert.

De Leverancier garandeert bovendien een regelmatig onderhoud aan en actualisering van de Software. De Leverancier is volledig vrij de noodzaak van bepaalde onderhoudswerken in te schatten.

De Leverancier stelt alles in het werk om, in de mate van het mogelijke, de online toegang tot de Software 7 dagen op 7 en 24 uur op 24 uur te verzekeren, zonder enige garantie dienaangaande. Deze toegang kan worden onderbroken, met name wegens onderhoud en updating, ingevolge storingen of omwille van enige andere technische reden.

Storingen of defecten in de Software moeten onmiddellijk worden gemeld door de Klant aan de Leverancier.

7.2. De Leverancier, haar leveranciers en/of partners zullen in geen geval aansprakelijk gesteld kunnen worden voor directe of indirecte schade of winstderving, de vergoeding van de aanschaffingskosten voor vervangende producten of diensten, verlies van informatie of gegevens, of enig andere speciale, indirecte, bijkomende of gevolgschade die op enigerlei wijze voortvloeit uit het gebruik van, of het niet kunnen gebruiken van het geheel of een deel van de Software door de Klant.

In het algemeen zullen de Leverancier, haar leveranciers en/of partners in geen enkel geval aansprakelijk zijn voor onrechtmatige daad, voor contractuele of productaansprakelijkheid of voor welke rechtstreekse, onrechtstreekse of incidentele schade dan ook, zoals exploitatieverlies, verlies van winst, verlies van kans, (bedrijfs-)schade, bedrijfsstagnatie of (personeels)kosten, zelfs indien deze zou voortvloeien uit zware fout of herhaaldelijke fout veroorzaakt door de Software (inclusief de technische werking of onbeschikbaarheid), computervirussen, computermisdrijven, hacking en zelfs indien de Leverancier op de hoogte werd gesteld van deze schade.

De Leverancier kan evenmin aansprakelijk worden gesteld, indien de hierboven vermelde schade het gevolg is van een gebrekkige werking van de computerconfiguratie, zowel wegens externe factoren (stroomuitval of –storing, blikseminslag, etc.) als wegens factoren eigen aan de configuratie (defecten, netwerkstoringen, fouten in de systeem- en toepassingssoftware…) noch voor een defect veroorzaakt door een software waarvoor de Leverancier niet verantwoordelijk is.

De Leverancier zal niet aansprakelijk zijn voor de niet (tijdige) verlening van het licentiegebruik van de Software, in geval van overmacht, onrust, of totale of gedeeltelijke staking, met name van de communicatiemiddelen, overstroming, brand.

De Leverancier kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor schade door onrechtmatig gebruik van de aan de Klant verleende Licentie (bijv. door misbruik van de door de Klant gekozen gebruikersnaam en/of paswoord). In geval dergelijk misbruik zou vastgesteld worden, zal de Klant onmiddellijk zijn gebruikersnaam en/of paswoord aanpassen en de nodige medewerking verlenen opdat het misbruik zou worden beëindigd.

In geen geval zal de totale aansprakelijkheid van de Leverancier en haar leveranciers en/of partners het bedrag van de gefactureerde licentievergoeding (jaarlijkse licentievergoeding of het totaal van de niet-jaarlijkse licentievergoedingen berekend over een periode van een jaar) van de Software (die de oorzaak is van de schade) overschrijden.

In geval van onrechtmatig gebruik van de Software door de Klant, in strijd met onderhavige licentiebepalingen, zal de Klant aan de Leverancier een schadevergoeding verschuldigd zijn forfaitair begroot op 5 maal de waarde van de in Licentie gegeven Software, per vastgestelde inbreuk, onverminderd het recht voor de Leverancier om een hogere schadevergoeding te vorderen.

7.3. De Klant is verantwoordelijk voor:

- het gebruik van de Software volgens de instructies en gebruiksaanwijzingen van de Leverancier en in een aangepaste omgeving;

- het gebruik van een veilig systeem (toestellen, hardware en software), het installeren van de nodige antivirusprogramma’s en het regelmatig updaten daarvan.

De Klant zal tevens garanderen dat alle Software die wordt opgenomen op een bepaald toestel of gegevensdrager, op voorhand wordt verwijderd, indien dit toestel of gegevensdrager van eigenaar verandert, wordt uitgeveegd of vernietigd, of in geval van beëindiging van de Licentie. In dat laatste geval zal de Klant tevens alle bijhorende documentatie en handleidingen vernietigen.

De aansprakelijkheid en de garanties in hoofde van de Leverancier zijn uitgesloten in de voormelde gevallen.

  1. Inhoud van de Software

Alle informatie vermeld op de Software is louter informatief. De Leverancier biedt geen enkele garantie met betrekking tot de juistheid of actualisering van de informatie die op de Software wordt aangeboden.

Informatie uit wettelijke en reglementaire teksten zijn uitsluitend ter informatie opgenomen. Er kunnen geen andere rechten of plichten aan worden ontleend dan die welke voortvloeien uit de goedgekeurde en gepubliceerde juridische teksten.

De Leverancier is niet verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie van derden die de Leverancier gebruikt op de Software, noch voor de inhoud, het privacybeleid en de werking van andere websites waarnaar de Software verwijst.

  1. Intellectuele eigendom

9.1. De Software, met inbegrip van de teksten, de structuur, de lay-out, de grafische bestanddelen, de presentatie, de logo’s en het geheel van eventuele andere elementen vervat in de Software, worden beschermd door de intellectuele rechten van de Leverancier en/of haar eventuele leveranciers of partners. Deze intellectuele rechten betreffen onder meer, maar niet limitatief: het auteursrecht, de naburige rechten en de merkenrechten.

De Klant gaat ermee akkoord dat, teneinde de intellectuele rechten van de Leverancier te beschermen, behoudens uitdrukkelijke en voorafgaande schriftelijke toestemming van de Leverancier en behoudens uitdrukkelijke toelating door dwingende wettelijke bepalingen, noch de Klant, noch een derde partij in naam van de Klant het volgende zal doen:

  1. de Software, geheel of gedeeltelijk, decompileren, demonteren of ontsleutelen;
  2. de Software, geheel of gedeeltelijk, wijzigen of afgeleide werken ervan maken;
  3. de Software, geheel of gedeeltelijk, op enigerlei wijze gebruiken om computerdiensten aan derden te verlenen;
  4. de Software, geheel of gedeeltelijk, verzenden of gebruik ervan te verlenen via het internet of een ander netwerk;
  5. de Software, geheel of gedeeltelijk, kopiëren, verkopen, verdelen, doorgeven, vertalen, verspreiden, weergeven, reproduceren, publiceren, verhuren, leasen, in sub-licentie geven, of op een andere wijze overdragen;
  6. de in de Software aangebrachte eigendoms- en auteursrechtaanduidingen, geheel of gedeeltelijk, wijzigen of verwijderen.

Bovenvermelde bepalingen gelden ook voor de broncodes, de technische documentatie, de helpteksten en de gebruikershandleidingen van de Software.

Bij het vaststellen van een inbreuk op deze intellectuele rechten, volgt een onmiddellijke schorsing van de login, onverminderd de mogelijkheid tot burgerlijke en stafrechtelijke vervolging.

9.2. De Klant blijft eigenaar van de door de Klant (of een Gebruiker) in de Software ingegeven gegevens. De Leverancier verbindt zich ertoe geen kennis te nemen van de vertrouwelijke gegevens die door de Klant via de Software worden ingebracht behoudens na uitdrukkelijk akkoord van de Klant, indien dit om technische redenen absoluut noodzakelijk is of na melding door de Klant van een technisch probleem in een specifiek dossier. De Leverancier verbindt zich er tevens toe de gegevens waarvan hij in die omstandigheden kennis zou hebben gekregen als strikt vertrouwelijk te behandelen met inachtneming en eerbiediging van het beroepsgeheim van de Klant.

Bij de beëindiging van de Licentie vervalt de toegang tot deze ingebrachte gegevens doch zal de Leverancier alle output rapporten overdragen aan de Klant en deze gegevens conform de GDPR regelgeving vernietigen.

  1. Privacy en bescherming van persoonsgegevens

10.1. Wat betreft de inzameling en het gebruik van persoonsgegevens verwijst de Leverancier naar diens privacyverklaring waarvan de meest recente versie steeds beschikbaar zal zijn op de website www.argeus.be.

De privacyverklaring kan door de Leverancier gewijzigd worden. Als het beleid ingrijpend wordt aangepast, wordt hiervan melding gemaakt op de website en wordt de bijgewerkte privacyverklaring op de website gepubliceerd.

10.2. De Leverancier wijst de Klant uitdrukkelijk op diens eigen verplichting om als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking de nodige maatregelen te nemen en beschermingsmechanismen in te bouwen ten aanzien van de klanten van de Klant welke in overeenstemming zijn met de recentste wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens. Door akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden, gaat de Klant eveneens akkoord met de bepalingen uit de verwerkersovereenkomst aangehecht als bijlage, tussen de Leverancier, in diens hoedanigheid van verwerker, en de Klant, in diens hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR (General Data Protection Regulation)). De AVG is een Europese verordening die vanaf 25 mei 2018 in werking is getreden en die betrekking heeft op de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Deze verwerkersovereenkomst regelt op welke wijze de Leverancier persoonsgegevens mag verwerken teneinde een betere bescherming van persoonsgegevens te verwezenlijken.

  1. Wijzigingen

De Leverancier heeft het recht deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie zal steeds op de website www.argeus.be beschikbaar zijn en de nieuwe versies zullen steeds ter kennis van de Klant worden gebracht per e-mail, waarna de nieuwe voorwaarden dertig (30) dagen na kennisgeving geacht worden te zijn aanvaard door de Klant en in werking zullen treden, behoudens aangetekend schriftelijk protest aan de Leverancier.

  1. Splitsbaarheid – Onafhankelijkheid bepalingen

Indien enig deel of enige clausule van deze Algemene Voorwaarden niet toepasbaar is, of strijdig met een bepaling van dwingend recht, zal deze niet-toepasbaarheid de geldigheid of toepasbaarheid van de andere bepalingen niet beïnvloeden.

  1. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De rechtsverhouding met de Leverancier (de licentieovereenkomst) is onderworpen aan de Belgische wetgeving. In geval van geschil, zal gezocht worden naar een minnelijke oplossing vóór elke gerechtelijke vordering. Bij gebreke aan minnelijke regeling, zullen de rechtbanken van Hasselt en de hoven van Antwerpen uitsluitend bevoegd zijn.

Bijlagen

  1. Verwerkersovereenkomst