Votre vie privée est importante pour nous. Nous souhaitons traiter vos données à caractère personnel de manière légale, correcte et transparente. ARGEÜS met tout en œuvre pour protéger la vie privée des utilisateurs et les données saisies dans ses produits. La présente déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel ARGEÜS collecte et traite à votre égard en tant que personne physique:
• dans les interactions avec vous en tant qu'utilisateur des produits logiciels et en tant que client;
• dans les interactions avec vous en tant qu'utilisateur des produits logiciels et en tant que futur client;
• dans les interactions avec les données à caractère personnel de votre client que vous traitez en tant qu'utilisateur dans les produits d'ARGEÜS en votre qualité de responsable du traitement;
• dans les interactions avec vous en tant que client (client de conseil du conseiller professionnel) dont les données à titre personnel ont été traitées dans les produits d'ARGEÜS par le conseiller professionnel qui vous a conseillé;
• dans les interactions avec vous en tant qu'employé ou ancien employé;
• dans les interactions avec les autres parties concernées, telles que la personne de contact dans une entreprise, etc.
À quelque titre que ce soit, vos droits restent les mêmes et ARGEÜS prend soin de ces informations avec le même soin.
Dans la présente déclaration, nous souhaitons également souligner le rôle qu'ARGEÜS peut avoir envers vous en tant que personne physique. Ce rôle est basé sur le type de relation qu' ARGEÜS a avec vous en tant que personne physique.
- ARGEÜS a une relation de responsable du traitement avec vous en tant que personne physique.
En ce qui concerne vos données personnelles, si vous êtes un utilisateur ou une personne de contact d'un client, un client potentiel ou un fournisseur, si vous avez une relation d'emploi avec ARGEÜS, si vous êtes un consultant indépendant, etc. Nous déterminons dans cette relation avec vous l’objectif de la collecte et du traitement de vos données à titre personnel. Dans cette relation, vous pouvez vous adresser directement à nous pour l'exercice de vos droits.
- ARGEÜS a une relation de sous-traitant avec vous .
ARGEÜS a une relation en tant que sous-traitant avec l'utilisateur du logiciel (conseiller professionnel) lorsque vos données à caractère personnel en tant que personne physique sont saisies et traitées par lui dans le logiciel d'ARGEÜS. Le conseiller professionnel utilise le logiciel pour effectuer des calculs et générer des rapports à l’appui du service rendu. Le conseiller professionnel détermine l'objectif de la collecte et du traitement de vos données personnelles, de sorte qu'il est responsable du traitement dans cette relation avec vous en tant que personne physique (client du conseiller), de sorte que vous devez vous adresser à cette personne (conseiller) ou à l'entreprise qu'il représente pour exercer vos droits. Nous expliquons également dans la présente déclaration comment nous gérons vos données à caractère personnel dans cette situation et nous vous soutenons ainsi que le conseiller professionnel dans l'exercice de vos droits.
Dans la présente déclaration, vous trouverez également plus d'informations sur vos droits de respect de la vie privée et comment vous pouvez les exercer. ARGEÜS peut adapter la présente déclaration de confidentialité. Vous pouvez toujours trouver la version la plus récente sur www.argeus.be/privacy.
Pour toute modification importante de la déclaration de confidentialité, ARGEÜS vous informera via le site Web ou d'autres canaux de communication (tels que les notifications par e-mail, applications, etc.). Nous conservons également les versions antérieures de la présente déclaration de confidentialité dans des archives qui peuvent être consultées.
Pour des informations plus générales sur la législation en matière de protection de la vie privée en Belgique, veuillez visiter www.privacycommission.be, le site de l'Autorité belge de protection des données.
ARGEÜS est un développeur de logiciels actif et basé en Belgique, Gestelstraat 15 à 3560 Lummen. ARGEÜS développe des produits logiciels pour les conseillers professionnels, qui sont entre autres proposés via une solution cloud. Le logiciel soutient les prestations de conseil du conseiller professionnel en ce qui concerne le calcul, la simulation et la génération de rapports afin de soutenir ainsi la qualité et l'efficacité de leurs prestations de conseil.
Ces logiciels, tels que le logiciel de succession et le logiciel de planification financière, sont utilisés par des prestataires de services professionnels (entreprises) afin qu'ils puissent offrir à leurs clients des services tels que:
• le calcul des droits de succession,
• la simulation des optimalisations et des scénarios relatifs aux droits de succession,
• la préparation, la rédaction, l’introduction des déclarations de succession,
• la cartographie, le calcul, la simulation et la préparation des dossiers de planification financière personnelle.
• ou des services dérivés dont le conseiller professionnel a déterminé lui-même les objectifs et pour lesquels il utilise ce logiciel.
Lorsque vos données sont traitées, vous disposez de nombreux droits. Si ARGEÜS demande l'autorisation de traitement, vous pouvez également retirer cette autorisation vous-même si vous le souhaitez.
3.1. Vous pouvez consulter vos données.
Si vous souhaitez consulter les données traitées par ARGEÜS à votre sujet, vous pouvez nous le faire savoir.
Vous pouvez visualiser certaines données directement via l'application accessible aux utilisateurs.
Si vous exercez votre droit de consultation, ARGEÜS vous donnera un aperçu aussi complet que possible de vos données. Il est possible que certaines données à caractère personnel provenant de fichiers de sauvegarde classiques, de fichiers journaux ou de fichiers historiques ne soient pas incluses dans cet aperçu. Ces données ne font pas partie des données à caractère personnel traitées couramment et ne sont pas immédiatement disponibles.
Par conséquent, elles ne peuvent pas être délivrées à l’occasion de l’exercice ce droit. Celles-ci sont supprimées de ces fichiers suivant les processus de nettoyage standard.
Si vos données à caractère personnel ont été traitées dans le logiciel par votre conseiller professionnel, nous vous demandons de contacter votre conseiller. ARGEÜS n'est pas autorisée à visualiser, traiter ou vous fournir ces informations au vu du contrat conclu entre ARGEÜS et votre conseiller professionnel (client ARGEÜS).
ARGEÜS travaillera avec votre conseiller professionnel pour respecter vos droits de la manière la plus complète.
Si vous êtes une autre personne concernée, vous pouvez consulter vos données à caractère personnel et exercer ce droit comme décrit au point 3.7.
3.2. Vous pouvez faire corriger vos données.
Il peut arriver que certaines données qu'ARGEÜS possède à votre égard ne soient pas (plus) correctes.
Vous pouvez toujours les améliorer vous-même via la gestion des utilisateurs de l'application ou vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter ces données.
Si vos données à caractère personnel ont été traitées dans le logiciel par votre conseiller professionnel, vous devez contacter votre conseiller professionnel pour l'exercice de ce droit. Il peut corriger vos données dans le logiciel. ARGEÜS travaillera avec votre conseiller professionnel pour respecter vos droits de la manière la plus complète.
Si vous êtes une autre personne concernée, vous pouvez faire corriger vos données à caractère personnel et exercer ce droit comme décrit au point 3.7
3.3. Vous pouvez faire supprimer vos données
Vous pouvez demander que vos données soient supprimées. Ceci est certainement possible si vous soupçonnez qu'ARGEÜS traite illégalement certaines données. Si vous souhaitez, en tant que client / utilisateur, faire supprimer complètement vos données à caractère personnel, cela a un impact sur le contrat, l'accès au logiciel et au service.
Si vos données à caractère personnel ont été traitées par votre conseiller professionnel dans le logiciel, vous devez contacter votre conseiller professionnel pour l'exercice de ce droit.
Il peut conserver vos données à caractère personnel sous un pseudonyme ou les supprimer complètement du logiciel. ARGEÜS travaillera avec votre conseiller professionnel pour respecter vos droits de la manière la plus complète.
Si vous êtes une autre personne concernée, vous pouvez exercer ce droit comme décrit au point 3.7.
3.4. Vous pouvez vous opposer à certaines utilisations de vos données
Si vous n'êtes pas d'accord avec la façon dont ARGEÜS traite certaines données sur la base de son intérêt légitime (voir 4.3), vous pouvez vous y opposer. Nous vous l'accorderons à moins qu'il y ait des raisons impérieuses de ne pas le faire.
Si vos données à caractère personnel ont été traitées par votre conseiller professionnel dans le logiciel et que vous souhaitez vous opposer à une certaine utilisation de vos données, vous devez contacter votre conseiller pour la mise en œuvre de ce droit. Il peut dans certains cas (en fonction de l'application à utiliser pour la fourniture de conseils) limiter ou éviter la saisie de données à caractère personnel dans le logiciel. Cependant, nous souhaitons vous informer dès à présent que cela peut avoir des conséquences et des limites en termes de qualité, de reporting et de conseil personnalisé. ARGEÜS travaillera avec votre conseiller professionnel pour respecter vos droits de la manière la plus complète.
3.5. Vous pouvez vous opposer au traitement automatique de vos données
ARGEÜS n’effectue aucun traitement automatique de vos données à caractère personnel qui conduisent à des décisions automatisées sans intervention humaine.
3.6. Vous pouvez demander que vos données soient transférées à un tiers
Vous avez le droit de demander le transfert des données à caractère personnel que vous avez fournies. Cela peut être transféré à vous ou à un tiers.
Si vos données à caractère personnel ont été traitées dans le logiciel par votre conseiller professionnel, vous devez contacter votre conseiller professionnel pour la mise en œuvre de ce droit. ARGEÜS travaillera avec votre conseiller professionnel pour respecter vos droits de la manière la plus complète.
3.7. Exercer vos droits .
Vous pouvez exercer vos droits. Soyez toujours aussi précis que possible dans l'exercice de vos droits, pour qu’ARGEÜS puisse traiter votre question de manière concrète et correcte. Étant donné que nous devons vérifier votre identité aussi fidèlement que possible, nous vous demandons de joindre une copie de votre carte d'identité ainsi que vos coordonnées pour répondre à votre demande. Nous faisons cela pour éviter que quelqu'un d'autre essaie d'exercer vos droits. Vous pouvez exercer vos droits via le lien ci-dessous www.argeus.be/contactprivacyoffice. Si vous avez des questions ou des commentaires, vous pouvez contacter le Privacy Office via le lien www.argeus.be/contactprivacyoffice, par courrier électronique via privacyoffice@argeus.be ou par courrier à Gestelstraat 15, 3560 Lummen.
Si vous devez exercer vos droits auprès de votre conseiller professionnel parce qu'ARGEÜS n'est pas compétent, ARGEÜS travaillera avec votre conseiller professionnel pour respecter vos droits de la manière la plus complète.
4.1. ARGEÜS doit se conformer à ses obligations légales (Obligations légales)
ARGEÜS doit être en mesure d’exécuter ses obligations comptables correctement et de se conformer aux lois et règlements.
ARGEÜS doit se conformer à la réglementation qui lui est applicable et ce au sens large.
ARGEÜS doit pouvoir réagir correctement lorsque vous exercez vos droits en vertu de la législation sur la protection de la vie privée et est tenu de répondre aux questions de l'autorité de protection des données, par exemple en cas de plainte ou d'audits.
4.2. ARGEÜS doit également être en mesure de respecter correctement ses obligations contractuelles (obligation contractuelle)
ARGEÜS entretient une relation contractuelle avec ses clients (conseillers professionnels) et doit être en mesure de respecter correctement ses obligations contractuelles.
4.3. ARGEÜS doit pouvoir fonctionner en tant qu'entreprise (intérêt légitime)
En plus des objectifs déjà énumérés ci-dessus, ARGEÜS a, en tant qu'entreprise commerciale, encore un certain nombre d'intérêts légitimes qui sont à la base du traitement des données à caractère personnel.
ARGEÜS veille toutefois à ce que l'impact sur votre vie privée soit aussi limité que possible et, veille à ce que, dans tous les cas, l'équilibre entre les intérêts d'ARGEÜS et leurs impacts éventuels sur votre vie privée ne soit pas perturbé.
Nous sommes en mesure de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes (intérêts légitimes), à condition que ces traitements de données n’aillent pas à l’encontre de vos droits.
Si vous avez des plaintes à l’encontre de certains traitements, vous pouvez exercer votre droit d'opposition.
Vos données sont par exemple traitées dans les cas suivants :
· vous, ARGEÜS ou un tiers doit être protégé contre certaine menaces (telles que des problèmes de sécurité ou des fraudes);
· contacter des prospects et répondre correctement aux questions de leur part ;
· gérer, administrer et contrôler l’entreprise d’ARGEÜS;
· soutenir la société dans l'établissement, l'exercice, la défense et la sauvegarde de ses droits, par exemple en cas de litiges;
· améliorer l'entreprise en termes de processus, de gestion de la qualité, de service à la clientèle,...;
· mieux comprendre et améliorer les relations avec ses clients;
· soutenir le processus de recrutement, évaluer ses collaborateurs...;
· effectuer des tests, en ce compris des tests de validation avant la mise en production d’une application ;
· résoudre certains rapports spécifiques d'utilisateurs ou des problèmes dans l’application ;
· organiser des groupes pilotes (groupes de test) pour tester et évaluer de nouvelles applications ou développements.
4.4. Autre buts spécifiques (moyennant accord préalable)
Toute autre fin spécifique pour laquelle une autorisation spécifique devra être demandée.
ARGEÜS traite vos données à caractère personnel à différentes fins. Ces objectifs sont éclairés dans la présente section.
5.1. Informations servant à vous identifier, vous contacter et vous donner accès au logiciels
Pour vous identifier: nom, sexe, date de naissance, numéro de client, adresse, carte d'identité.
Pour vous contacter en toute sécurité : numéro de téléphone, e-mail, langue.
Pour vous donner un accès sécurisé : nom d'utilisateur, données d’utilisateur, adresse mac, adresses IP, données d'identification ...
5.2. Informations pour vous fournir des services
Dans le cadre de l'utilisation de l'application, des tickets de service, problèmes de login / plaintes / demandes, gestion des feedback, aperçu des moments d'enregistrement, enregistrement des taches pour les demandes de service ...
5.3. Informations permettant de conclure, gérer et respecter les contrats
Tels que les contrats de travail, les contrats pour les employés, collaborateurs, les consultants, les contrats avec les clients, la gestion de la facturation, la gestion des clients ...
5.4. Informations permettant de se conformer aux lois et règlements
Pour la facturation, la comptabilité, l’exercice des droits des personnes concernées, ....
5.5. Informations servant à la maintenance, l'optimisation et l'amélioration continue des produits et de leur sécurité
Tels que la gestion des commentaires des utilisateurs, des notifications, des suggestions, des statistiques ...
5.6. Informations servant à exploiter les logiciels ARGEÜS
Les logiciels sont utilisés par des conseillers professionnels pour soutenir le service qu’il propose à leurs clients pour :
• calcul des droits de succession,
• réaliser des simulations, des optimisations et des scénarios en ce qui concerne les droits de succession,
• préparer / rédiger / établit et soumettre les déclarations de succession,
• cartographier, effectuer des calculs, des simulations et préparer des dossiers de planification financière
personnelle.
Le conseiller professionnel décide seul de façon autonome du logiciel qu’il utilise et des données à caractère personnel qu’il traite ou ne traite pas dans le cadre de ses services. Ainsi, ARGEÜS effectue le traitement sur base des instructions du conseiller professionnel. Sur base de la convention entre les parties, il est convenu qu’ARGEÜS ne traite les données à caractère personnel des clients que lorsqu’il en a reçu l’instruction explicite.
Vous trouverez ci-dessous une description des données à caractère personnel qui
peuvent
être insérés dans le logiciel par votre conseiller professionnel et être traitées.
Dans certains cas, le conseiller professionnel peut utiliser le logiciel, soit de manière anonyme, soit en utilisant des pseudonymes.
Il revient au client de discuter avec son conseiller professionnel s’il souhaite que le traitement de ses données à caractère personnel se fasse d’une de ces manières.
Données
à caractère personnel
pouvant être insérés par l'utilisateur d’ARGEÜS (responsable de traitement)
• Données d'identification personnelles :
des informations telles que votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse et informations similaires qui permettent de vous identifier et de suivre ou récupérer un fichier vous concernant.
• Données démographiques :
des informations sur votre âge, votre sexe, votre date de naissance et votre nationalité.
• État civil :
des informations sur votre mariage ou autre forme de cohabitation, votre contrat de mariage, votre régime matrimonial.
• Données financières :
informations sur les ressources financières, y compris les biens meubles et immeubles, les biens et autres actifs. Données sur les dépenses, les dettes, les crédits, biens hypothéqués, les assurances, les plans de pension et les droits de succession.
• Informations sur les autres membres de la famille et sur la composition familiale :
tels que leur nom, leur âge, leur date de naissance, leur relation avec le défunt, leur état civil.
• Caractéristiques de la propriété familiale :
valeur de la maison, emplacement, nature (location / achat), données du cadastre (si nécessaire)
• Numéro de registre national :
dans certains cas, le numéro de registre national peut être inséré.
ARGEÜS ne vend ni ne loue les données à caractère personnel dont elle dispose pour son propre usage.
ARGEÜS n'échange pas non plus de données avec des tiers, à moins que vous le choisissiez et donniez votre autorisation expresse.
Nous ne partageons pas les données à caractère personnel que nous recevons avec des tiers sauf si vous nous autorisez à le faire, si vous exercez votre droit de transfert à un tiers, ou disposition légale, réglementaire ou judiciaire qui nous obligerait à communiquer vos données. Même si cela concerne des catégories sensibles de données à caractère personnel, nous ne partagerons en aucun cas ces données sans votre consentement explicite. Si des tiers nous le demandent, il leur est conseillé de demander ces données directement aux personnes concernées.
Nous travaillons dur pour protéger vos données à caractère personnel contre un accès non autorisé, une modification non autorisée, une publication ou une destruction des données en notre possession.
Dans nos conventions, nous prévoyons des dispositions claires sur la manière dont ARGEÜS assurera la sécurité de vos informations. En particulier, ce qui suit s'applique:
• Le Centre Data est certifié ISO27001.
• Le fournisseur de cloud est certifié ISO27001.
• La database est cryptée.
• Les connexions sont sécurisées avec des certificats de cryptage SSL.
• Nous utilisons des correctifs de sécurité sur les systèmes d’administration.
• Nos serveurs et sites Web sont protégés par une technologie de pare-feu haute performance.
• Nous évaluons nos pratiques commerciales relatives à la collecte, le stockage et le traitement des données, y compris les mesures de sécurité physique, comme la protection contre un accès au système non autorisé.
ARGEÜS n'a pas ou peu d'influence pour certains aspects du traitement techniques des données et ne peut garantir une sécurité totale. Ceci est par exemple le cas, lorsqu’un pirate parvient à obtenir vos données d'identification en installant un logiciel illégal sur votre ordinateur.
Seules les personnes, qui y sont autorisées, ont accès aux données à caractère personnel et uniquement si ces données sont nécessaires ou relevantes pour l’exécution de leur mission. Nous limitons l'accès aux données à caractère personnel aux employés ou sous-traitants d'ARGEÜS tels que des consultants et des collaborateurs freelance qui pourraient entrer en contact avec ces données. Les personnes qui peuvent entrer en contact avec vos données ou avoir accès à vos données sont soumises à des obligations contractuelles de confidentialité strictes et peuvent être pénalisées ou démises de leur fonction si elles ne respectent pas ces obligations. Ces personnes sont également tenues par la discrétion professionnelle et doivent se conformer à toutes les réglementations techniques pour assurer la confidentialité et la sécurité des systèmes qui contiennent ces données.
Pour le traitement des données à caractère personnel, ARGEÜS fait appel à un nombre limité de sous-traitants tels que Amazon Web Services (AWS), Microsoft, Arxus nv, ICT consultants. ARGEÜS peut également compter directement sur des sous-traitants tels que des avocats, des comptables, des auditeurs, des fournisseurs de services ICT (sécurité) tels que Nynox nv, Toreon cvba et d'autres consultants. ARGEÜS s'assure que les sous-traitants n'ont que les données dont ils ont besoin pour effectuer leurs missions. Ils se sont également engagés auprès d'ARGEÜS à traiter ces données de manière sûre et confidentielle et à ne les utiliser que pour l'exercice de leurs missions.
ARGEÜS ne stockera pas vos données de manière illimitée. ARGEÜS utilise vos données à caractère personnel uniquement à de fins précises. Si ARGEÜS n'a plus de raison de conserver vos données, elles seront supprimées. Le point de départ pour la conservation de vos données à caractère personnel est la période de conservation légale (souvent jusqu'à 7 ans après la fin du contrat). Les données à caractère personnel des personnes de contact pour de potentiels nouveaux clients sont utilisées par ARGEÜS pendant 3 ans à moins qu'il n'y ait eu un contact avec le prospect entre-temps. Dans ce cas, une nouvelle période de 3 ans commence. Le prospect peut toujours demander que ses données à caractère personnel soient supprimées ou demander à ce que ses autres droits soient exercés.
La période de conservation des données à caractère personnel qui ont été insérées par le conseiller professionnel sera déterminée par lui. Pour plus d'informations, vous pouvez contacter votre conseiller professionnel.
Vous avez toujours le droit de savoir quelles données ont été collectées à votre sujet et pourquoi.
De plus, vous pouvez demander de consulter vos données et demander que certaines informations vous concernant ne soient plus conservées ou soient supprimées.
Il existe également des situations où vous pouvez vous opposer à l'utilisation ou à la conservation continue de vos données.
Dans tous les cas, vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utiliser à des fins de marketing direct ou pour établir votre profil sur base duquel on pourrait découvrir et utiliser certaines de vos caractéristiques. Vous pouvez exercer vos droits via le lien ci-dessous www.argeus.be/contactprivacyoffice. Si vous avez des questions ou des commentaires, vous pouvez contacter notre bureau de protection de la vie privée via le lien www.argeus.be/contactprivacyoffice, par courrier électronique privacyoffice@argeus.be, ou par courrier à Gestelstraat 15, 3560 Lummen.
ARGEÜS peut modifier cette déclaration de confidentialité. Vous pouvez toujours trouver la version la plus récente de cette déclaration sur www.argeus.be/privacy. Pour tout changement important de contenu, ARGEÜS vous informera via le site web ou par le biais d'autres canaux de communication (tels que les applications, ou une notification par e-mail). Nous conservons également les versions antérieures de cette déclaration de confidentialité dans une archive qui peut être consultée.
Pour de plus amples informations sur la législation en matière de protection de la vie privée en Belgique, vous pouvez visiter le site de l'Autorité belge de protection des données, www.privacycommission.be.